Nadzieje i ryzyka
związane z nowelizacją Kodeksu pracy zmieniającą sposób obliczania stażu pracy
Ustawa z dnia 26 września 2025 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2025, poz. 1423), mogą być nazywaną potocznie „ustawą o stażu pracy”, stanowi jedną z najbardziej doniosłych zmian w polskim prawie pracy ostatniej dekady. Jej aksjologicznym fundamentem jest dążenie do zrównania uprawnień pracowniczych osób, które w toku swojej kariery zawodowej zarobkowały na podstawie różnych tytułów prawnych – od klasycznego stosunku pracy poprzez umowy cywilnoprawne aż po samozatrudnienie. Nowelizacja ta, wprowadzająca do porządku prawnego art. 302¹ oraz art. 302² Kodeksu pracy, ma na celu eliminację historycznych nierówności, które dotykały w szczególności osoby wykonujące wolne zawody, przedsiębiorców oraz zleceniobiorców, których staż pracy – mimo realnego świadczenia usług i opłacania składek na ubezpieczenia społeczne – nie był dotychczas uwzględniany przy ustalaniu uprawnień pracowniczych zależnych od ogólnego stażu zatrudnienia.
Jako środowisko adwokackie, powołane do ochrony praw i wolności obywatelskich oraz współdziałania w kształtowaniu i stosowaniu prawa, musimy jednak spojrzeć na ten akt legislacyjny nie tylko przez pryzmat jego szlachetnych intencji, ale przede wszystkim przez optykę jego skutków prawnych, techniki legislacyjnej oraz potencjalnych zagrożeń dla pewności obrotu. Analiza przepisów przejściowych i dostosowujących (art. 5–10 ustawy nowelizującej) w zestawieniu z nowymi regulacjami ujawnia szereg wyzwań interpretacyjnych.
Niniejsze opracowanie ma na celu szczegółową dekompozycję mechanizmów wprowadzanych nową ustawą. Przyjrzymy się systemowym niespójnościom, ryzykom konstytucyjnym wynikającym z dualizmu wejścia w życie przepisów, a także pułapkom związanym z mechanizmem dokumentowania stażu pracy.
I. Nowa architektura stażu pracy: Analiza art. 302¹ Kodeksu pracy
Sercem nowelizacji jest dodanie do Kodeksu pracy artykułu 302¹, który fundamentalnie redefiniuje pojęcie okresu zatrudnienia, relewantnego dla uprawnień pracowniczych. Przepis ten wprowadza szeroki katalog okresów aktywności zawodowej, które – po spełnieniu określonych przesłanek – podlegają wliczeniu do stażu pracy na równi z okresami pozostawania w stosunku pracy.
1.1. Zakres podmiotowy i przedmiotowy nowej regulacji
Jak wynika z nowego brzmienia art. 302¹ § 1 k.p., do okresu zatrudnienia wlicza się okresy prowadzenia przez osobę fizyczną pozarolniczej działalności gospodarczej (w rozumieniu art. 8 ust. 6 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych) oraz okresy współpracy z taką osobą. Kluczowym warunkiem zaliczenia tych okresów jest opłacenie składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe lub wypadkowe. Ustawodawca objął tym przepisem nie tylko przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ale także zasadniczo wspólników spółek osobowych oraz wspólników jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, o ile podlegali oni obowiązkowi ubezpieczeń z tego tytułu.
Jeszcze szerszy zakres regulacji wprowadza § 2 tegoż artykułu, który nakazuje wliczać do stażu pracy okresy:
-
wykonywania umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy o zleceniu.
-
wykonywania umowy agencyjnej.
-
współpracy z osobami wykonującymi powyższe umowy.
-
członkostwa w rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych.
W przypadku tych tytułów ustawodawca posłużył się kryterium „podlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym”. Jest to istotne rozróżnienie w stosunku do działalności gospodarczej, gdzie mowa jest o „opłaceniu składek”. Ta subtelna różnica terminologiczna odpowiada na pytanie o sytuację osób, które podlegały ubezpieczeniom, lecz z różnych przyczyn (np. z powodu zaległości płatniczych płatnika składek) składki nie zostały faktycznie odprowadzone. Wzięcie w tym przypadku samego faktu podlegania ubezpieczeniom z pominięciem okoliczności tego, czy składki zostały faktycznie odprowadzone, zbieżne jest z ochronną funkcją prawa pracy.
1.2. Okresy bezskładkowe i preferencyjne
Nowelizacja uwzględnia również specyfikę nowoczesnego rynku pracy oraz politykę wspierania przedsiębiorczości. Art. 302¹ § 4 k.p. nakazuje wliczać do stażu pracy okres korzystania z tzw. „ulgi na start” (art. 18 ust. 1 ustawy – Prawo przedsiębiorców), podczas którego przedsiębiorca jest zwolniony z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Jest to rozwiązanie systemowo spójne z celem ustawy – promowaniem aktywności zawodowej niezależnie od jej formy prawnej. Okres ten potwierdzany będzie zaświadczeniem ZUS o zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego (art. 3021 § 13 k.p.).
Warto również odnotować prodemograficzny charakter regulacji zawartych w art. 3021 § 5 i 6 k.p., które nakazują wliczanie do stażu pracy okresów zawieszenia działalności gospodarczej w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem, o ile zostały za nie opłacone składki emerytalne i rentowe (finansowane z budżetu państwa).1
1.3. Praca za granicą
Istotnym novum jest art. 302¹ § 7 k.p., który pozwala na wliczenie do stażu pracy udokumentowanych okresów wykonywania pracy zarobkowej za granicą na innej podstawie niż stosunek pracy. Dotychczas polskie prawo pracy wliczało głównie okresy zatrudnienia pracowniczego u pracodawców zagranicznych. Rozszerzenie tego katalogu o samozatrudnienie czy kontrakty cywilnoprawne realizowane poza granicami RP stanowi realizację zasady swobodnego przepływu pracowników i usług w ramach UE, choć przepis ten nie ogranicza się terytorialnie wyłącznie do Unii.
II. Dualizm wejścia w życie przepisów: Analiza konstytucyjna i praktyczna
Jednym z najbardziej dyskusyjnych elementów nowelizacji, mogącym budzić poważne zastrzeżenia, jest zróżnicowanie terminów wejścia w życie ustawy w zależności od sektora, w którym funkcjonuje pracodawca. Przepisy przejściowe (art. 9 i 10 ustawy nowelizującej) wprowadzają mechanizm „dwóch prędkości”, który może prowadzić do naruszenia konstytucyjnych standardów równości.
2.1. Mechanizm zróżnicowania czasowego
Zgodnie z art. 10 ustawy nowelizującej, wchodzi ona w życie z dniem 1 stycznia 2026 r. Ten termin ma zastosowanie do pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych w rozumieniu ustawy o finansach publicznych.
Natomiast w stosunku do wszystkich pozostałych pracodawców, których – co oczywiste – jest znacznie więcej, przepisy ustawy stosuje się dopiero od pierwszego dnia miesiąca następującego po upływie 6 miesięcy od dnia jej ogłoszenia (art. 9 ustawy nowelizującej).
2.2. Wątpliwości konstytucyjne w świetle zasady równości
Takie rozwiązanie legislacyjne spotkało się z krytyką ze strony organów opiniujących, w tym Krajowej Izby Radców Prawnych (KIRP) oraz Sądu Najwyższego (SN) Podstawowy zarzut dotyczy naruszenia art. 32 Konstytucji Rzeczypospolitej Polskiej, statuującego zasadę równości wobec prawa i zakaz dyskryminacji w życiu politycznym, społecznym lub gospodarczym.
Zróżnicowanie sytuacji prawnej pracowników wyłącznie na podstawie kryterium źródła finansowania pracodawcy (sektor publiczny vs. prywatny) jest trudne do obrony na gruncie aksjologii konstytucyjnej. Pracownicy wykonujący tożsame obowiązki i legitymujący się identyczną historią zawodową (np. 5 lat prowadzenia działalności gospodarczej przed zatrudnieniem na etacie) nabywają uprawnienia do wyższego wymiaru urlopu czy dodatku stażowego w różnych terminach.
W opinii SN i KIRP brakuje racjonalnego uzasadnienia dla takiej dyferencjacji, która stawia w gorszej sytuacji pracowników sektora prywatnego. Argumenty o konieczności dania przedsiębiorcom czasu na dostosowanie systemów płacowych i zabezpieczenie środków (podnoszone m.in. przez organizacje pracodawców) zderzają się z konstytucyjnym prawem do równego traktowania.
2.3. Ryzyka interpretacyjne i chaos migracyjny
Dualizm ten rodzi konkretne, niezwykle skomplikowane problemy praktyczne:
-
Migracja pracowników: Wyobraźmy sobie pracownika, który w marcu 2026 r. (a więc w okresie „przejściowym”) zmienia pracę, przechodząc z firmy prywatnej do urzędu. U dotychczasowego pracodawcy nowe przepisy jeszcze nie znajdowały zastosowania, więc jego staż nie został przeliczony. U nowego pracodawcy (publicznego) ustawa obowiązuje od początku roku. Czy nowy pracodawca ma obowiązek przeliczyć staż od razu? Tak. A co w sytuacji odwrotnej – przejścia z sektora publicznego (gdzie nabyto już wyższe uprawnienia) do prywatnego (gdzie ustawa jeszcze nie działa)? Czy pracownik „traci” tymczasowo nabyte prawa? Wydaje się, że odpowiedź na to pytanie również jest twierdzącym. Rodzi to zjawisko „płynności” statusu pracowniczego.
-
Roszczenia odszkodowawcze: Istnieje ryzyko, że świadomi prawnie pracownicy sektora prywatnego będą dochodzić odszkodowań za okres od stycznia do maja 2026 r., argumentując, że opóźnienie w przyznaniu im uprawnień stanowiło niedozwoloną dyskryminację. W mojej ocenie dyskusyjne jest to, czy pracownicy będą mogli kierować roszczenia do pracodawców, w związku z czym otwarta pozostaje droga do dochodzenia przez pracowników swoich praw na drodze cywilnej przeciwko Skarbowi Państwa w związku z ich naruszeniem wadliwą legislacją.
III. Mechanizm dokumentowania stażu: Procedura i terminy (art. 5 ustawy nowelizującej i art. 302² k.p.)
Kolejnym obszarem wymagającym wnikliwej analizy jest proceduralny aspekt wliczania nowych okresów do stażu pracy. Ustawodawca oparł ten system na centralnej roli Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, co samo w sobie niesie ryzyka technologiczne i biurokratyczne.
3.1. Wyłączność drogi elektronicznej (Art. 302² k.p.)
Zgodnie z nowym art. 302² k.p., wniosek o wydanie zaświadczenia potwierdzającego okresy wliczane do stażu pracy składa się do ZUS wyłącznie w postaci elektronicznej, za pomocą profilu informacyjnego w systemie teleinformatycznym (PUE ZUS/eZUS). Jest to rozwiązanie nowoczesne, ale potencjalnie wykluczające cyfrowo część pracowników. Co istotne, ustawa zdaje się czynić z zaświadczenia ZUS jedyny, „złoty standard” dowodowy w odniesieniu do okresów składkowych krajowych.
Rodzi to pytanie o sytuację, w której systemy ZUS ulegną awarii ub gdy dane w systemie ZUS będą niekompletne (szczególnie w odniesieniu do okresów sprzed reformy systemu ubezpieczeń z 1999 r.). Czy w takim przypadku pracodawca może (lub musi) honorować inne dowody, np. stare umowy, rachunki, PIT-y? Wykładnia celowościowa i konsekwencje obowiązywania art. 473 k.p.c. sugerowałyby, że tak, jednak literalne brzmienie art. 302¹ § 11-13 k.p., które stanowi, że okresy te „potwierdza zaświadczenie”, może sugerować wyłączność tego środka dowodowego. W mojej ocenie nie byłby to jednak pożądany kierunek wykładni, w szczególności w kontekście ochronnej funkcji prawa pracy.
3.2. Prekluzyjny charakter terminu 24 miesięcy (Art. 5 ustawy nowelizującej)
Art. 5 ustawy nowelizującej wprowadza mechanizm prekluzyjny. Przepis ten stanowi, że jeżeli pracownik zatrudniony w dniu wejścia w życie ustawy (lub w dniu rozpoczęcia jej stosowania u danego pracodawcy) udokumentuje w ciągu 24 miesięcy od tego dnia nowe okresy stażowe, pracodawca wlicza je do okresu zatrudnienia.1
Kluczowe zagrożenie kryje się w ust. 3 tego artykułu: „Okresów nieudokumentowanych w terminach, o których mowa w ust. 1 i 2, pracodawca zatrudniający pracownika (...) nie wlicza do okresu zatrudnienia tego pracownika”. Mamy tu do czynienia z terminem prekluzyjnym prawa materialnego. Jego upływ powoduje wygaśnięcie uprawnienia do przeliczenie stażu u aktualnego pracodawcy.
Sąd Najwyższy w swojej opinii krytycznie odniósł się do tego rozwiązania, wskazując na jego niespójność systemową z ogólną normą art. 22¹ k.p., z której wynika uprawnienie pracownika do zgłoszenia żądania udokumentowania danych koniecznych dla ustalenia przysługujących pracownikowi uprawnień w każdym czasie. Wprowadzenie tak sztywnej sankcji dla pracownika przy jednoczesnym braku przewidzenia wyraźnego przepisu nakładającego na pracodawcę o odpowiedniego obowiązku informacyjnego (o czym szerzej w dalszej części), narusza zasadę ochrony pracownika.
Art. 5 ustawy nowelizującej generuje istotne ryzyko dla pracodawców. Choć ustawa nowelizująca nie przewidziała przepisu nakładającego obowiązek informowania pracowników o biegu 24-miesięcznego terminu, zaniechanie takiej informacji może zostać w przyszłości ocenione choćby jako naruszenie obowiązku dbałości o dobro pracownika. Rekomendacją powinno być zatem proaktywne informowanie załogi o konieczności niezwłocznego złożenia wniosków do ZUS, a następnie niezwłocznego złożenia odnośnej dokumentacji u pracodawcy z jednoczesnym poinformowaniem o czasie na dokonanie tej czynności, aby uniknąć zarzutów o nielojalność wobec pracowników.
IV. Brak skutku wstecznego: Zasada ex nunc w art. 6
Ustawodawca, świadomy ogromnych kosztów finansowych reformy dla pracodawców, wprowadził w art. 6 ustawy mechanizm „bezpiecznika”. Zgodnie z tych mechanizmem uprawnienia pracownicze wynikające z wliczenia nowych okresów przysługują od dnia nabycia prawa do tych uprawnień, ale nie wcześniej niż od dnia wejścia w życie ustawy w przypadku pracodawców będących jednostkami sektora finansów publicznych lub dnia rozpoczęcia stosowania nowych przepisów dla pozostałych pracodawców.
4.1. Interpretacja zasady braku wyrównań
Oznacza to, że nowelizacja nie działa wstecz (lex retro non agit). Pracownicy nie mogą domagać się wyrównania świadczeń za wcześniejsze okresy, nawet jeśli po doliczeniu stażu B2B czy zlecenia spełnialiby warunki do nagrody jubileuszowej czy wyższego dodatku stażowego np. w 2024 roku.
Przykład: Pracownik samorządowy zatrudniony u pracodawcy będącego jednostką sektora finansów publicznych, który dzięki doliczeniu okresów prowadzenia działalności gospodarczej osiągnąłby 20-letni staż pracy w 2024 roku (uprawniający do nagrody jubileuszowej), nie otrzyma tej nagrody z datą wsteczną ani odsetek. Prawo do nagrody zaktualizuje się dla niego dopiero 1 stycznia 2026 r.
Taka konstrukcja, choć uzasadniona pragmatyką budżetową, jest postrzegana jako kontrowersyjny kompromis w zakresie sprawiedliwości społecznej. Pracownicy, którzy faktycznie przepracowali wiele lat, są traktowani tak, jakby te lata „zaliczyły się” dopiero w momencie wejścia w życie ustawy. Niemniej, z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego pracodawców, art. 6 stanowi kluczową ochronę przed falą roszczeń o zapłatę za lata ubiegłe.
V. Zasada kontynuacji i ochrona procesów w toku (Art. 7 i 8)
Aby uniknąć destabilizacji procesów kadrowych będących w toku w momencie wejścia w życie ustawy, wprowadzono przepisy intertemporalne gwarantujące stabilność prawa dla zdarzeń rozpoczętych pod rządami starych przepisów.
5.1. Rekrutacje (Art. 7)
Zgodnie z art. 7 ustawy, nowych okresów stażowych nie wlicza się do okresu pracy wymaganego od kandydatów na określone stanowiska w naborach wszczętych i niezakończonych przed dniem rozpoczęcia stosowania ustawy. Jest to regulacja kluczowa dla sfery publicznej (np. konkursy na stanowiska urzędnicze), gdzie staż pracy jest wymogiem formalnym. Przepis ten zapobiega podważaniu wyników konkursów przez kandydatów, którzy w trakcie procedury „nabyliby” wymagany staż dzięki wejściu w życie ustawy. Gwarantuje to równość szans kandydatów ocenianych według stanu prawnego z momentu ogłoszenia naboru.
5.2. Wypowiedzenia (Art. 8)
Art. 8 reguluje kwestię okresów wypowiedzenia. Stanowi on, że nowych okresów nie wlicza się do stażu, od którego zależy długość okresu wypowiedzenia, jeżeli umowa o pracę została wypowiedziana przed dniem wejścia w życie ustawy (lub dniem jej stosowania).1
Oznacza to, że jeśli pracodawca będący jednostką sektora finansów publicznych wręczył wypowiedzenie w grudniu 2025 r., okres wypowiedzenia będzie liczony na starych zasadach, nawet jeśli w styczniu 2026 r. (w trakcie biegu wypowiedzenia) pracownik formalnie uzyskałby dłuższy staż dzięki nowelizacji (co normalnie wydłużyłoby okres wypowiedzenia np. z 1 do 3 miesięcy).
VI. Wykluczenia systemowe: Problem umów o dzieło
Analizując nowelizację, nie sposób pominąć milczenia ustawodawcy w kwestii umów o dzieło. Katalog zawarty w art. 302¹ k.p. jest ściśle powiązany z systemem ubezpieczeń społecznych. Ponieważ umowy o dzieło co do zasady nie stanowią tytułu do ubezpieczeń społecznych, okresy ich wykonywania zasadniczo nie podlegają wliczeniu do stażu pracy.1
Prowadzi to do powstania nowej kategorii „wykluczonych” – często wysokiej klasy specjalistów (programistów, grafików, dziennikarzy, tłumaczy, artystów), którzy mimo wieloletniej aktywności zawodowej i realnego świadczenia usług (często o charakterze powtarzalnym), nadal będą traktowani przez system prawa pracy jako nowicjusze bez stażu. Sąd Najwyższy w swojej opinii wskazał, że może to naruszać zasadę sprawiedliwości społecznej oraz zachęcać nieuczciwych pracodawców do niepożądanych społecznie praktyk.
Podsumowanie i rekomendacje
Nowelizacja Kodeksu pracy z dnia 26 września 2025 r. to krok w stronę dostosowania prawa do realiów współczesnego rynku pracy, jednak sposób jej wprowadzenia generuje istotne ryzyka prawne. Zróżnicowanie terminów rozpoczęcia stosowania nowych przepisów oraz wprowadzenie sztywnych terminów prekluzyjnych dla pracowników wymaga wzmożonej czujności.
Kluczowe rekomendacje dla praktyki:
-
Dla doradzających pracownikom: Należy uczulać klientów na konieczność niezwłocznego występowania do ZUS o zaświadczenia i pilnowania 24-miesięcznego terminu u pracodawcy. W przypadku sporów z ZUS o wydanie zaświadczenia, konieczne może być szybkie podejmowanie kroków prawnych, aby nie dopuścić do prekluzji uprawnień pracowniczych, w szczególności w kontekście wątpliwości co do tego, czy praktyka stosowania nowych przepisów pójdzie w stronę wyłączności dowodowej uzyskiwanych z ZUS zaświadczeń.
-
Dla doradzających pracodawcom: Zalecane jest przeprowadzenie audytu dokumentacji pracowniczej oraz przygotowanie akcji informacyjnej dla pracowników o nowych zasadach i terminach. Choć ustawa tego wprost nie nakazuje, transparentna komunikacja minimalizuje ryzyka po stronie pracodawców wiążące się z zarzutami nienależytego wykonywania lub niewykonywania obowiązków leżących po stronie pracodawcy. Należy również wziąć pod uwagę wysoce prawdopodobny wzrost kosztów świadczeń zależnych od stażu.
Adwokatura, stojąc na straży praworządności, ma w nadchodzącym czasie do odegrania kluczową rolę w procesie wykładni i stosowania nowych przepisów, przyczyniając się do tego, by wątpliwości interpretacyjne, które mogą wokół nich narosnąć, nie obróciły się przeciwko uczestnikom obrotu prawnego.
Adwokat Michał Wszołek
Stowarzyszenie Forum Adwokatów
ul. Św. Teresy 12/2, 31-162 Kraków
KRS: 0001171199, NIP: 6762693424
REGON: 541660358
kontakt@forumadwokatow.pl